E Arşiv ile günümüzde kesilen tüm faturalar elektronik ortama aktarılmakla yükümlüdür. E- arşiv hizmetleri sayesinde fatura kesebilen tüm mükelleflerin, sektör içindeki yönetim ve denetim faaliyetlerinin hız kazanabilmesinin yanı sıra zaman, iş gücü, arşivleme maliyetlerinden maksimum oranında tasarruf sağlamayı amaçlar. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen e- arşiv fatura hizmetleri, Vergi Usul Kanunu ile düzenlenmiştir. GİB tarafından yürütülen ve denetime tabi tutulan e-arşiv fatura uygulaması, belirlenen standartlar çerçevesinde hazırlanan faturaların elektronik ortama aktarılması, saklanması, yine elektronik ortamda raporlanması gibi işlemlerin yapılması olarak tanımlanabilir.
E Arşiv Nedir?
Birçok işletme e- arşiv nedir şeklinde araştırmalar yapmakta, e-arşiv uygulamasının firma bünyesinde sağlayacağı katkılar için çalışmalarını sürdürmektedir. E- arşiv sistem üzerinden hazırlanan faturalar, alıcı ve gönderici arasında güvenli iletişimi sağlamak amacıyla geliştirilmiştir. E- arşiv kullanıcısı olarak işlem yapabilmek için VUK 509 hükümlerine göre e- fatura kullanıcısı olma zorunluluğu bulunur. E- arşiv ile birlikte e- fatura entegrasyonunun tamamlanması işleminden sonra fatura kullanıcısı dahi olmayan müşterilere e-arşiv faturası gönderebilmeniz mümkündür.
E Arşiv Uygulaması Nedir?
E-arşiv uygulaması firmaların son zamanlarda sıklıkla tercih ettiği bir hizmettir. Birçok avantajı bünyesinde barındıran bu sistem gönderim maliyeti, basım maliyeti, arşiv maliyeti gibi işletmeye finansal anlamda yük olan giderlerden kurtarmayı amaçlar. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-arşiv fatura izni alan mükellefler internet ortamında oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza etme hakkına da sahip olurlar. E arşiv fatura portalı sayesinde fatura gönderimleri hızlı ve ibrazı kolay bir şekilde gerçekleşir. E- arşivin sunmuş olduğu bu avantajlar sayesinde otomatik veri kaydı mümkün olmakla birlikte, hata ihtimalleri en aza indirilir. Düzenlenen faturaların elektronik ortamda var olması, oluşturulması, muhafaza edilmesi ve raporlanması işlemlerini kapsayan bu hizmet, faturaların kaybolma olasılığını engelleyerek oldukça kolay erişim sağlama imkanını da kullanıcısına sunar.
Aşağıdan ilgili makalemize göz atabilirsiniz.
E- fatura ve e- arşiv işlemlere birbirinden farklılık gösterir. Bu farklılıklar format ile ilgili bir durum değildir. E- fatura işlemlerinde elektronik ortamdan veya kağıt fatura çıktısı alınarak alıcıya iletebilme imkanı bulunur. E arşiv portalı ise kullanıcısına iki türlü hizmet sağlayabilir. Sistemi işletmelerinde kullanmak isteyen firma sahipleri, bu uygulamayı isterlerse kendi bilgi işlem sistemleri üzerine kurabilecekleri gibi özel entegrasyon aracılığı ile bu sistemi kullanma imkânını saklı tutabilirler.
Kimler E- Arşiv Portalı Kullanmak Zorundadır?
E- arşiv uygulamasını işletmesine entegre etmiş olan firmalar birçok farklı artı değerle işlemlerine sürdürebilir. E arşiv neden kullanılmalıdır sorusuna verilecek en güzel yanıt, 7 iş günü otomatik olarak ters kayıt ve geri onay bildirimi gibi akıllı algoritma ile hizmet vermesi olarak cevaplandırabiliriz. Bu sistemi sadece e- fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılar kullanabilir. E- arşiv uygulaması sayesinde hizmet sağlayan kullanıcılar başta perakende sektörü olmak üzere birçok sayıda fatura gönderimi yapan firmalar işgücü, zaman, arşivleme ve dağıtım alanında tasarruf sağlarlar. Bu uygulama sayesinde veriler kağıt fatura olarak işletmeye yük olmaz, elektronik ortamda güvenle depolanır. Hem evrak kalabalığını ortadan kaldıran hem de işin içinden çıkılması uzun vakitler alan arşivleme işlemi zahmetinden kurtaran e-arşiv hizmeti birçok firma tarafından sıklıkla tercih edilir.
Neden E- Arşiv Kullanılır?
E- arşiv uygulaması 433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile birlikte yürürlüğe girmiştir. Fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan bu hizmet yeni bir belge türü olarak adlandırılmasının yanı sıra, VUK gereği bir fatura üzerinde bulunan bütün nitelikler aynen geçerlidir. Günümüzde fatura gibi belgeler internet e- arşiv üzerinden sağlanmasının yanı sıra iletişim araçlarının direk alıcıya iletilebilmesi de mümkündür.
E- Arşiv Uygulamasının Avantajları Nedir?
- E- fatura uygulamasından farklı olarak e- arşiv uygulamasında sistem yanıtları (kabul edildi, edilmedi, gitti, gitmedi gibi) karmaşık bir yapıya sahip değildir. Merkezinde Gelir İdaresi Başkanlığı yer almadığı için basit bir yapı olarak değerlendirilebilir.
- Önceleri fatura kesildiği zaman kargo ile zaman kaybetmek işletmeleri zora sokan bir uygulamaydı. Ancak e- arşiv ile birlikte saniyeler içinde faturanın alıcıya gönderilme avantajına sahip olursunuz.
- E- arşiv uygulaması sayesinde kağıt faturaları yazdırma, matbaaya bastırma, kargolama ve arşivleme gibi maliyetlerin tamamen ortadan kalkmasını sağlarsınız.
- E- arşiv muhasebesi bakımından fatura iptalinde ters kayıt işleminden farklı olarak iptal e- arşiv faturası kesmeniz yeterlidir.
- Perakende sektöründe yer alan bir işletmeyseniz, müşteriniz daha mağazadan çıkmadan SMS ya da mail yolu ile faturasını ek servisler vasıtasıyla alabilme imkânına sahip olursunuz.
- Faturalarınızın ve işlemlerinizin elektronik ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edilmesini, saklanmasını, korunmasını istiyorsanız e-arşiv uygulamasından yararlanabilme imkânına sahipsiniz.
Evraklar
